云会计环境下会计档案电子化管理探究

2020-12-29 11:58:59 中国管理信息化 2020年22期

李斌丽

[摘 要]本文基于《企业会计信息化工作规范》、新修订的《会计档案管理办法》以及最新下发的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等政策性文件,站在会计档案电子化管理的角度进行重点审度,旨在提升企业档案管理质量、推进会计档案电子化。

[关键词]云会计环境;会计档案;电子化管理

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.22.027

[中图分类号]F232;G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2020)22-00-03

0     引 言

档案工作就是对工作中各部门零散、庞杂的实体信息进行规整、保存,实施优质管理,以方便后期各业务使用,在整个管理流程中,主要涉及汇总规整、保存认定及查证等方面的内容,是一项繁杂的工作。在公司日常经营中,会计档案的管理工作非常重要,不可或缺。在云会计大背景下,档案的纸质化保管和电子化保管同时存在。通过调查可知,纸质保管方式的不足逐渐凸显。例如,长时间保存面临很大挑战等。2013年,财政部印发了《企业会计信息化工作规范》,其中一项内容指出企业在进行文件电子归档和管理时,需要使用满足国家指定条件的会计系统软件,以确保会计信息保存完整。新修订的《会计档案管理办法》,对电子会计档案的许多内容做出了新的规定,分别从现实法律效力和销毁要求等方面进行了阐述,包括管理方面的要求。同时,为确保电子商务和电子政务高效开展,进一步规范了各种类型电子会计凭证的报销、入账、归档工作,《国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会[2020]6号)对以上提到的相关事项提出了细致要求。从以上政策可以看出,当前环境下加强会计档案电子化管理的重要性。但是,企业在实际处理会计业务的过程中,电子文件归档和管理面临许多实际问题,会计档案电子化的管理方式亟待改善、电子化管理理念需要不断更新。

1     相关文献综述

目前,已有研究主要从电子会计档案管理的必要性、存在的问题和解决路径等方面进行研究。其中,会计档案的计算机管理模式具有时代发展的必然性。已有研究认为,电子会计档案相比纸质会计档案而言,具有便于查询和保存等优点,能够促进计算机内会计文件的线上使用,便于传送。也有研究认为,电子档案管理可以大幅减少财务人员工作量,进而提高管理人员的工作效率和工作质量。因此,企业需要根据自身的发展情况,提出应对计算机档案管理风险的举措,尽量避免电子会计档案因不受重视而被篡改甚至丢失等风险。具体来讲,在风险防范方面,已有研究从制定国家财政机构规章制度、完善企业内部控制制度、建立电子会计档案数据源泉管理机制、电子追踪管理、“双套制”等角度提出了相关建议,进而从源头预防计算机档案管理风险。有学者认为,会计档案电子化管理有助于推进云审计工作开展,进而有效获取数据。

2016年,由中国会计学会举办的第十五届全国会计信息化学术年会中,与会专家针对云财务平台发表了不同看法。专家认为,企业应借助云财务平台为企业利益相关者提供必要的核算、金融、税务和咨询服务,这一举措将帮助企业提高经营效率,降低各项成本支出,对企业财务的管理控制和转型升级大有益处。同时,专家还指出,云财务平台可以为小型企业提供必要的系统服务和代账服务。但是,任何事物都有两面性,因此,企业还要充分管控财务云平台的审计、内控和风险管理工作,避免问题发生。基于已有文献研究可知,学者关于会计档案电子化管理的研究比较丰富,但已有研究较少基于云会计环境分析电子会计档案管理面临的问题,并提出相应的解决措施,而本文将试图解决这一问题。如上文所述,在国家财政机构政策文件指引下,本文将站在会计档案电子化管理的角度进行重点审度,参考国内已发表的研究文献,通过比较会计档案电子化管理和纸质化管理,对会计档案电子化管理的发展现状进行评述,找出当前管理存在的劣势和优势,并有针对性地提出解决措施。

2     会计档案纸质化管理和电子化管理的不同之处

电子会计档案和传统纸质会计档案在储存方式、承接载体、保护和维护措施、移交和接收注意事項等方面都存在差别。电子会计档案储存过程中,要注意承载档案的磁盘等存储介质的物理保护,并进行定期维护,避免信息丢失;纸质会计档案储存过程中,则要做好纸质档案防潮等工作,定期核查档案毁损情况,提高保存的完整性。与纸质会计档案对比,电子会计档案储存更加灵活,格式更加多样化,更方便近距离查看甚至远程查看。但是,纸质会计档案也具有自身优势,例如,信息变动痕迹易查询、档案移交入库前不需要过多保护等。但是,电子会计档案则很难查询信息变动痕迹,需要企业将电子会计资料保护工作贯穿全过程,成本较高。基于上述内容可以发现,会计档案电子化管理逐渐演变成一种必然态势,具有一定的发展优势,可以帮助企业提高办公效率,推动企业发展。

3     会计档案电子化管理存在的问题

3.1   管理系统安全隐患问题

云会计环境下会计档案电子化管理的首要问题是管理系统的安全性问题,即会计档案管理部门在收集、归纳、整理、储存、提取电子会计档案时可能遇到的系统运行安全风险、信息存储安全风险等问题。与传统纸质化会计档案管理相比,会计档案电子化管理的安全隐患更易暴露,具体体现在以下两方面。第一,在管理系统运行安全隐患方面,企业管理系统存在很大的被入侵风险,例如,常见的病毒和黑客技术等,恶意攻击在很大程度上会造成计算机操作系统及其载体毁损,导致电子档案管理系统运行出现故障,不仅会增加系统维护成本,更无法保证会计信息和会计文件的安全。第二,在系统信息存储安全隐患方面,企业将会计档案存储在专门的管理系统内,而电子会计文件的保存形式具有多样性,自身信息结构具有多媒体集成性和复杂性,在归档存储过程中,保存路径很难统一,存在完整性和真实性缺失等安全隐患。此外,会计档案管理系统还存在会计档案信息被窃取、泄露或毁损的风险,降低了电子会计档案的保密性。

3.2   管理层与专职人员职责缺失问题

云会计环境下会计档案电子化管理的另一主要问题则是人员管理和职责缺失问题,主要涉及主体为企业管理层和档案管理部门的专职工作人员。第一,在管理层管理职责缺失方面,大多数管理者尚未深刻认识到会计档案电子化管理的未来发展前景以及实施管理的必要性和重要性,甚至没有委派专职人员管理会计档案,仅重视会计业务,忽视了会计档案管理工作,且缺少专门的电子化管理会计系统操作人员,管理职能缺失,导致企业会计档案电子化管理工作停滞不前。第二,在档案管理部门专职人员职责缺失方面,专职人员缺少针对性的专业知识技能培训,没有完全掌握系统性理论知识、操作技能、标准规范等,实际工作受限,导致会计档案电子化管理缺乏专业性,降低了档案管理效率。

3.3   相关管理制度不健全问题

电子会计档案管理的规范化和标准化至关重要,需要企业制定完善的管理制度和约束机制。目前,管理制度不健全是制约会计档案电子化管理进程的又一问题,其主要表现为:当前电子会计档案监督管理机制和监督管理办法落后,即实施的监管制度总是落后于电子会计档案管理过程中的实时监管制度需求;电子会计档案在归档、保存、查阅以及销毁时缺少规范化管理制度体系的约束,即电子档案的借阅、审批、使用权限等缺少明确的制度规定。此外,现行电子会计档案管理的法律条例大多与企业经营机制不符,无法满足企业实际管理需求。这表明我国目前的档案管理政策和规定忽视了中小型企业的实际经营情况,也没有认识到处于不同发展阶段的企业对会计档案电子化管理的需求不同,且实施能力存在很大差别。

3.4   其他问题

除上述问题外,在电子会计档案的实际管理过程中可以发现,ERP系统生成的会计凭证与手工会计核算编制的会计凭证不一致,导致会计人员在整合原始会计信息和数据时不便捷,存在耗时过长、无法保证数据准确性的问题。

4     云会计環境下会计档案电子化管理对策

4.1   健全管理制度,加强安全防范

在云会计环境下,电子会计档案管理的基础和关键在于建立健全管理制度。首先,相关单位需要努力健全会计档案电子化管理的内控制度,做好电子会计资料的保管、借阅、接收、备案等工作。同时,还要周期性地对管理系统内的会计档案进行备份,防止资料丢失,提高企业财务风险防控能力。其次,相关单位需要周期性地对财务系统进行维护和病毒检测,警惕恶意攻击。例如,检查电子会计凭证中电子签名的准确性。最后,相关单位要完善安全监察机制,定期核查和监管,必要时提前制定应急措施,确保突发情况下公司有所准备,加强电子会计档案管理过程中的风险应对能力。

4.2   强化责任意识,加大宣传力度

在云会计背景下,针对管理层和档案管理专职人员职责缺失问题,需要从以下两方面抓起。一方面,通过奖惩方式强化管理者和电子会计档案管理人员的责任意识,使其主动改善原有管理理念和管理方式,不拘泥于纸质会计档案的管理模式,通过互相监督有效落实电子会计档案管理工作。另一方面,通过新媒体平台推广相关信息,同时加强电子会计档案管理人员的专项职业技能培训,加大宣传力度,提高管理层和档案管理人员对会计档案电子化管理工作的关注度,确保档案管理人员切实做好电子文件归档、存储和后续管理工作,提高会计档案电子化管理的效率和质量。

4.3   引进专业人才,提升专业化水平

云会计环境下,企业需要增加投入,引进兼具档案管理能力和计算机专业知识储备的会计人才,培养他们的会计档案管理基本技能、数字化处理技能、信息化处理技能以及计算机软硬件应用能力。引进人才后,企业需要对专业人才进行相关培训,使他们了解电子会计档案实际管理情况,以针对性地应对专业技术问题。电子会计档案管理与传统纸质会计档案管理不同,需要阶段性地对专业人才进行继续教育,完善管理知识体系,提高电子化专业技能。除在职继续教育外,企业也可通过设岗招人、岗前培训等方式为企业储备专业人才。此外,在引进综合型电子会计档案管理人才的同时,企业会计部门也可以考虑引进计算机专业的人才,为电子会计档案管理提供后台技术支持,增加人员储备,不断规范会计档案收集、整理、归档和保存工作,提高档案管理质量。

4.4   引进先进技术,加大投入力度

先进的管理技术对于企业发展具有现实意义,一定程度上决定了企业发展方向和发展前景。云会计环境下,会计档案电子化管理需要不断引进先进管理技术维持系统运行,为财务分析工作提供便捷服务,所以企业应做好技术投入预算工作,预留一部分资金引进专项技术,以更新维护电子会计档案管理系统。此外,技术引进需要为电子会计档案实际财务应用提供服务,不应与以往档案管理模式一样仅注重会计档案保存工作,而忽视会计档案的应用价值。企业财务部门引进的先进技术应服务于会计部门财会审计分析工作,使电子档案信息获取更便捷、更快速,降低会计专职人员的工作强度,进一步提高档案信息利用效率。此外,在吸收先进技术时,还要加大对电子会计档案管理软件的投入力度。

5     结 语

随着云会计技术的不断发展,会计档案电子化管理将成为主流发展趋势。本文基于对会计档案电子化管理相关政策文件的思考以及对已有研究文献内容的梳理,对比会计档案电子化和纸质化管理,发现电子会计档案管理存在系统运行和信息存储安全隐患、人员职责缺失、管理制度不健全等问题,并相应地提出了安全防范、责任监督、人才引进和技术吸收等对策,希望可以提高企业档案管理效率和质量,推进会计档案管理电子化。

主要参考文献

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