信息化时代无纸化报销存在的问题与对策研究

2020-12-29 11:58:59 中国管理信息化 2020年22期

张佩

[摘 要]信息技术的高速发展,使无纸化办公逐渐普及,电子资料在各行各业应用普遍,成为现代社会工作中不可缺少的一部分。在该背景下,使用无纸化会计资料成为必然趋势。目前,我国开始实施相关举措,如电子发票的出现及其在报销领域的应用。实现报销无纸化的目的是方便相关人员的报销,降低企业成本,实现绿色环保。但目前我国的会计信息化仍处于计算机会计模式阶段,还没有实现网络会计,是尚不成熟的信息化,在无纸化报销完全实现的过程中还存在很多困难。因此,关注无纸化报销的发展现状及目前存在的问题有利于为进一步变革做好准备,有利于积极选择合适的应对策略,促进无纸化报销全面实现。

[关键词]会计资料无纸化;无纸化报销;信息化时代

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.22.026

[中图分类号]F232;F275[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2020)22-00-03

0     引 言

会计资料无纸化指会计工作人员在收集、整合、存储会计资料时,将会计数据以电子数据的形式存储在磁性介质上或企业网络中,而不用纸质存储的会计工作方式。2013年末,财政部印发的《企业会计信息化工作规范》中首次提出会计资料无纸化的概念,允许会计资料在一定条件下可以生成电子资料用于存储和归档。实现会计资料的无纸化不仅可以减轻会计工作负担,还可以减少资源浪费。但无纸化凭证不同于纸质凭证,具有鲜明的自身特征,需要在会计工作中运用全新的方式。而目前我国会计资料无纸化的发展尚不成熟,还存在诸多局限性,会计处理模式无法完全满足电子发票无纸化的需要,特别是对于报销凭证,无纸化的会计资料未充分发挥独有的功能,反而增加了财务人员和报销人员的负担,造成双重浪费。从纸质到无纸化的变革,涉及面广,并非一朝一夕可以完成。当前环境下,无纸化报销是否可行、存在什么问题、需要如何改进值得人们思考。

1     实现无纸化报销的意义

1.1   降低企业成本,减少资源浪费

企业每逢月末进行报销时都要输出成堆的纸质报销凭证,大量用纸的同时也消耗了油墨,且运用纸质凭证还加大了存储成本和人工处理成本。运用电子凭证实现无纸化报销,克服了传统发票的缺点和限制,不仅可以节省企业的相关成本,便于企业加工整理,还可以避免各种物资的浪费,实现绿色环保。此外,无纸化报销还可以防止消费者遗失发票而难以报销的问题,充分显现了电子发票的优势。

1.2   减轻财务人员和员工工作负担,提高工作效率

目前,各个企业逐渐步入会计资料无纸化阶段,该阶段将成为企业未来财务工作的必然发展趋势。无纸化报销的实施对企业的财务人员和企业其他员工来说都具有重要意义。其中,对于财务人员来说,企业使用电子凭证为财务工作实现信息化管理创造了良好的条件,电子发票在报销过程中可以和企业管理软件相连接,从电子发票中提取信息,自動生成记账信息和档案,财务人员可以在发票整理、审核和记录上节约大量时间,且电子凭证在云端传输过程中缩短了信息传输时间,提高了工作效率。对于企业其他员工来说,无纸化报销可以避免打印凭证、粘贴凭证、“自证清白”等麻烦,减轻员工报销负担。

1.3   加强监管

运用电子发票进行报销,企业和有关部门可以快速提取发票信息。此外,企业可以严格控制和管理报销工作,税务部门等也能对企业员工的消费过程以及交易发生到生成电子发票的过程进行实时监管,快速掌握和了解信息,及时发现企业的逃税、漏税或骗税等行为,提高监管效率。

1.4   提高信息的准确性和及时性

在运用纸质凭证进行报销的传统模式下,报销数据及凭证大都由员工月末一次性提供,容易出现员工遗失凭证、忘记发生事项或发生金额等情况。在无纸化报销的模式下,员工有需要报销的事项就可以在事项发生时及时将报销信息传输到公司系统中,使报销数据及时有效地生成会计信息,避免漏报、重报,同时解决传统处理方式下报表数据滞后的问题,保证企业在财务核算和信息传递上的及时性,确保企业会计信息的真实性和准确性。

2     实现无纸化报销的可行性

2.1   互联网通信技术的发展和普及

网络通信技术的快速发展和普及,催生了云计算、云储存等技术,这为实现会计资料无纸化提供了可能。网络通信技术为无纸化会计原始凭证的存储、传输、归档等提供了媒介,云计算、云存储等技术又可以作为存储电子资料的资源池,这些资源池可以根据已存储的信息状态自动配置,达到资源最优化。在当今互联网信息技术迅速崛起的时代,企业必须借助互联网技术,以更低的成本,更科学、高效的方式进行企业管理。

2.2   相关法律法规的支持

法律法规是实现会计变革的基础,也是最基本的保障。2020年3月23日,财政部、国家档案局联合发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》强调了来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力;满足条件的电子会计凭证,可以仅以电子形式进行报销入账归档。

2.3   电子商务发展的需求

随着互联网信息技术在社会各个层面的应用,信息化已逐步成为各行业运作的主要方式,人类社会进入了信息化时代。在这样的背景下,电子商务行业凭借其安全、快捷、方便等特点实现了快速发展,各类企业纷纷采用电子商务模式进行采购、销售,在国民经济体系中具有越来越重要的地位。电子商务的流行对传统行业产生了巨大冲击,对财务会计人员的工作也提出了更高的要求。因此,我国必须加快财务信息无纸化、电子化的进程。

2.4   可持续发展的需要

可持续发展是科学发展观的基本要求之一。人类不能一味关注经济发展,只有协调好经济发展和环境保护的关系,才能促进人类社会共同可持续发展。而无纸化报销的实现,既有利于促进经济发展,也能达到保护生态的目的。相关研究机构的统计数据显示,2018年中国电子发票的开具数量达到32.7亿张。如果报销能够真正实现无纸化,将降低企业成本,大量节约纸张、油墨等资源,这符合绿色、可持续发展的要求,值得社会关注。

3     无纸化报销存在的问题

3.1   网络建设投入高,企业报销系统不健全

财务无纸化的实现需要较高的网络建设投入,而高投入实际上也是无纸化推进速度慢的重要原因。对于很多中小企业而言,这无疑是一笔很大的支出,很难保障无纸化建设的经费。有些企业虽然购买了一部分会计核算软件辅助财务无纸化工作,但会计核算网络化程度较低,企业信息的搜集、处理、管理等无法形成一个持续的链条,会计处理系统不健全,很难全面实现无纸化报销。

3.2   增加企业成本与员工工作量

使用无纸化原始凭证报销,既可以降低企业成本、减少资源浪费,又方便使用者保存,还有利于相关部门监督管理。但在实现无纸化报销的过程中,却遭遇了许多困难。许多民众反映,电子发票为大家的出行、住宿等提供了很多便利,只要手机一扫就可以获取车票或发票信息。但是到了报销环节,很多企业仍要求打印纸质版资料,给员工带来了很大的困扰。尤其是在报销车票方面,乘车后需要补打报销凭证,但系统内保留购票记录的时间有限,如果超出期限,则补打更加困难;报销乘坐飞机的费用,则需要提供飞机行程单和机票验证单。此外,打印一般用A4纸,纸张比普通发票大,这不仅造成了资源浪费、增加了企业成本,还增加了财务人员的工作量。

3.3   暴露企业信息系统安全风险

在信息化环境下,企业可以通过互联网进行发票、凭证共享和传输,但是由于互联网本身具有开放性、包容性等特点,可能会对企业的信息安全造成负面影响。首先,报销信息在互联网传输过程中存在很大的失真风险,也可能在保存过程中由于存储设备受损导致信息失真或失效。其次,纸质凭证的修改会留下明显的印记,而电子发票被修改后没有任何痕迹,保证电子发票和电子交易信息不被私自篡改或删除,是企业信息化建设过程中面临的一个重要问题。再次,电子发票在提取和下载的过程中可能感染病毒,导致电子发票无法正常使用或储存,轻则使员工无法报销电子发票,重则导致公司内部相关联的信息系统被感染,进而泄露公司机密,造成重大的经济损失。最后,相关信息在提取与存储的过程中,可能遭到黑客的修改、删除或者盗取,严重时将给企业带来巨大损失。

3.4   财务人员观念落后,技术水平低

无纸化会计资料的应用改变了财务人员的工作方式,对会计理论和实践都产生了较大冲击。有些企业的财务人员受过去的法规限制以及观念、思想和习惯的束缚,短时间内无法接受无纸化报销工作。目前,许多企业在开展报销管理工作时仍将电子发票打印为纸质资料,不仅无法充分体现无纸化报销的优点,造成双重浪费,还阻碍了企业的信息化进程。无纸化报销是一种专业程度较高的处理形式,这要求财务人员不仅要掌握传统的职业知识和技能,还要掌握电子商务、互联网信息处理技术等方面的知识和技能,对财务人员来说是一个具有挑战性的艰巨任务。由于缺乏专业人才的支持,很多企业无法有效展开该工作,无纸化报销工作发展前景并不乐观。

4     推进无纸化报销工作的建议

4.1   提高重视程度,完善报销机制

想要全面推进无纸化报销工作,企业必须提高对无纸化报销工作的重视程度,加大投资力度,完善报销机制。同时,政府也应重视无纸化报销工作,提出配套的政策规范,加大对无纸化报销的投入力度,构建一套“电子发票闭环”,无缝对接电子发票的开具、流转、报销、入账等工作,真正解决电子发票报销难的问题。

4.2   完善电子凭证管理系统

在网络经济环境下,企业应建立完善的电子凭证管理数据库,保证凭证信息在管理平台上的开放性和数据化,实现统一发售和跟踪管理。电子凭证管理系统主要由众多的功能和模块组成,其中,审核系统作为非常关键的一个模块,需要在审核过程的各个阶段引入加密技术,以有效预防各个系统内部和外部的非法入侵行为、及时发现和解决管理系统中比较可疑或违规的危险行为,为电子凭证流转提供一个安全的环境。

4.3   加强财务人员观念转变,提高财务人员素质

财务人员由于受过去的法规限制以及传统观念、思想等影响,已经习惯于将报销资料纸质化的行为,短时间内无法接受无纸化报销工作。只有帮助财务人员改变陈旧的思想,摆脱对纸张的依赖,使他们真正接受無纸化报销的工作形式,而不是表面接受,才能真正推进无纸化进程。无纸化资料在我国的不断运用和推广,对财务人员的综合素质提出了更高的要求。财务人员除了要具备财务相关知识,还要熟练掌握计算机技术、电子商务等方面的知识和技能。但目前大多数企业的财务人员综合素质较低,适应无纸化报销工作的能力差。因此,企业需定期培训员工,提高财务人员综合素质。必要时可以考虑引入专业人才辅助相关无纸化工作开展,促进报销无纸化、会计核算无纸化目标顺利实现。

4.4   企业各个部门协调配合

无纸化报销在企业中不可能一枝独秀,该工作涉及企业的各个部门。要想实现无纸化报销在社会生活中的全覆盖,各部门、企事业单位都需要有无纸化的意识,做好迎接无纸化时代到来的准备,在无纸化报销实现过程中相互配合,构建统一信息平台,将各子系统与企业报销系统相连接,实时更新数据,提高信息化办公效率。信息时代背景下的无纸化报销切实关系到每个员工的利益,谁都不能置身事外。

5     结 语

实现无纸化报销可以降低企业的管理成本,减少资源消耗,方便保存和使用,同时也有利于相关部门监督和管理,推动企业发展。但受到种种阻碍,许多企业仍处于纸质资料与电子资料并存的阶段。虽然电子发票、电子签字等形式已迅速普及,但企业仍受传统思想等制约,保留了报销的纸质凭证,造成资源的重复浪费。本文通过分析无纸化报销存在的问题,提出了4点建议,希望对推动无纸化报销全面实现有所助益。

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